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Stellenarchitektur einfach gemacht

gradar ist die zentrale Anlaufstelle für alle stellenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen. Wir bauen problemlos eine Stellen-Architektur auf, die Ihre Mitarbeiter motiviert, die betriebliche Effizienz verbessert und Ihren Gewinn steigert. Unser Stellenbewertungsprozess bildet die Grundlage für Talent- und Bonusstrukturen, mit einem klaren Fokus auf equal pay und der Förderung ergebnisorientierter Leistung.

Was ist eine Stellenarchitektur?

Eine Stellenarchitektur ist ein unternehmensspezifisches Framework, in dem die Mitarbeiter spezifischen Aufgaben auf Basis der Anforderungen, Kompetenzen und Pflichten zugeordnet werden. Hier spielen verschiedene strukturelle Aspekte – wie Karrierepfade, Job Level und Jobtitel-Standards – sowie Variablen wie Jobkategorien und Jobfamilien hinein.

Die Stellenarchitektur kann auch als Grundlage für Vergütungsstrukturen herangezogen werden und eine Infrastruktur für das gesamte Human Capital Management bereitstellen. So lassen sich individuelle Karrierepfade, die strategische Personalplanung und Nachfolgeregelungen integriert abgestimmter umsetzen.

Stellenarchitektur ist auch unter den Begriffen Job Architecture, Career Framework, Stellenstruktur oder Stellenkatalog bekannt.

Eine Stellenarchitektur als übergeordneter Rahmen beruht üblicherweise auf den folgenden erprobten Praktiken des Personalmanagements:

Vorteile einer Stellenarchitektur

Eine unternehmensspezifische Stellenarchitektur bildet die entscheidende Grundlage für global einheitliche Praktiken und Standards im HR-Management. Sie setzt auf eine gemeinsame Unternehmenssprache, um Jobs in allen Geschäftseinheiten und Regionen zu beschreiben und zu verstehen.

Die Kernvorteile sind:

  • Effektive Steuerung und Strukturen. Entscheidungen zum Recruitment, zur Bezahlung und zur Talent-Strategie werden beschleunigt, einheitlicher und fairer.
  • Vereinfachung durch Codes und Strukturen. Eine Stellenarchitektur ermöglicht die Implementierung von HR IT-Systemen und verbessert die Genauigkeit und Stichhaltigkeit von HR-Analysen.
  • Mitarbeiterzufriedenheit durch Klarheit. Ein genaues Verständnis von Rollenerwartungen, Aufgaben und der persönlichen Verantwortung ist der Schlüssel zu einem effektiven Onboarding und einem adäquaten Performance Management.

Wie hilft gradar beim Design und Management einer Stellenarchitektur?

gradar ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle stellenrelevanten Daten und bietet die Infrastruktur für:

  1. Strukturierte Analyse der gegenwärtigen Situation bezüglich organisatorischer Einheiten, Jobfamilien, Jobs, Stellenstatus usw.
  2. Entwicklung einer anforderungsbasierten Job Level-Hierarchie auf Basis analytischer Stellenbewertungen
  3. Harmonisierung aller Stellenbeschreibungen, Titel, Karrierepfade etc.
  4. Entwicklung von marktgerechten und fairen Vergütungsstrukturen
  5. Klärung und Spezifizierung von Kompetenzen auf Basis von Jobfamilien und Job Levels
Job

Wie gestaltet man eine Stellenarchitektur?

Eine Stellenarchitektur wird zum Leben erweckt, indem die Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeiter mit den Anforderungen der Organisation in Einklang gebracht werden. Unserer Erfahrung nach ist die Befolgung der folgenden Schritte ein wichtiger Bestandteil bei der Einführung einer neuen Stellenstruktur.

1

Definieren und beschreiben Sie die Rollen in Ihrer Organisation

Eine Rolle ist typischerweise ein struktureller Teil einer Stelle, der sich aus einem ganzen Bündel global definierter Kernaufgaben und Verantwortlichkeiten zusammensetzt. Diese Kernaufgaben können funktionsübergreifend sein und über eine einzelne Berufsfamilie hinausgehen.

Nehmen wir als Beispiel einen "Trainer" oder "Prozessmanager"...

Die Definition der Job-Level für Prozessmanager I - III könnte wie folgt aussehen:

Process Manager I

  • Optimiert Prozesse durch Analyse von Prozesszeiten, Kosten und Qualität - schlägt Verbesserungen vor
  • Identifiziert Anforderungen an neue Prozesse und beteiligt sich an deren Entwicklung
  • Prozessoptimierung ist eine regelmäßige (mindestens einmal pro Jahr) und wichtige Aufgabe für den Stelleninhaber

Process Manager II

  • Entwickelt neue Prozesse von abteilungsweiter Bedeutung, die sich auf ganze Abteilungen auswirken
  • Die Prozesse decken in der Regel eine bestimmte Disziplin ab, in der der Stelleninhaber tätig ist
  • Identifiziert Anforderungen, entwirft und ist für die neuen Prozesse verantwortlich

Process Manager III

  • Entwickelt regelmäßig neue Prozesse, die sich auf eine ganze Abteilung auswirken
  • Die Prozesse decken in der Regel einen Bereich ab, für den der Stelleninhaber strategisch verantwortlich ist
  • Identifiziert Anforderungen, entwirft und ist für die neuen Prozesse verantwortlich

Organisationsspezifische Rollen werden idealerweise Teil der Stellenbeschreibungen. Es ist ein strategisches Ziel für gradar, die Unterstützung für Rollengestaltung und Management zu verstärken.

2

Definieren und beschreiben Sie die Stellen / Jobs in Ihrer Organisation

Ein Job besteht aus einer Reihe von Anforderungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die identisch oder ähnlich genug sind, um über eine einzige Beschreibung und Analyse abgedeckt zu werden. Ein und dieselbe Stelle kann von einer oder mehreren Personen besetzt werden.

Die Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit. Auf dieser Ebene erhalten Mitarbeiter (Teil-) Aufgaben und Verantwortung über Arbeitsmittel und Prozesse.

Stellen werden üblicherweise in Job Codes ausgedrückt, die sie innerhalb des HR-Managementsystems eindeutig identifizierbar machen.

3

Bündeln Sie die Stellen in Jobfamilien und Gruppen

Jobfamilien fassen ähnliche Jobs zu Stellenclustern zusammen. Je heterogener die Stellen innerhalb eines solchen Clusters sind, desto sinnvoller ist es, weitere Unterkategorien pro Jobfamilie zu definieren.

Je nach Unternehmen werden Jobfamilien auch als Berufsfamilien oder Funktionsfamilien bezeichnet. Häufig gibt es in den unterschiedlichsten Teilen einer Organisation Stellen mit gleicher oder ähnlicher Definition wie z.B. Business Controller. Deshalb sollten Jobfamilien auch nicht einzig auf Basis des Organigramms definiert werden.

Möglicherweise möchten Sie auch die Zuweisung maßgeschneiderter Stellenkategorien in Erwägung ziehen, wie z.B. leitende Angestellte, mittlerer Manager, Fachexperte, Teamleiter, Fachkräfte, gewerbliche Mitarbeiter oder etwas Ähnliches - da Stellenkategorien häufig zur Angleichung von Vergütungsstrukturen oder Leistungen verwendet werden.

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Analysieren und bewerten Sie die Arbeitsplätze in Ihrer Organisation

Einer der wahrscheinlich wichtigsten Aspekte einer Stellenarchitektur ist das Level-System, auf dem Karrierepfade, Benchmarks und Vergütungsstrukturen beruhen.

Der Wert einer Stelle wird üblicherweise über drei Aspekte ermittelt und bemessen:

  • Input: Die Anforderungen an das Wissen und die Fähigkeiten, die durch Qualifizierung und Erfahrung erworben werden. Was der Stelleninhaber mitbringen muss.
  • Throughput: Was der Einzelne in Bezug auf Verfahren und Prozesse umsetzt oder beeinflussen kann.
  • Output: Welche Ergebnisse von der Stelle erzielt werden oder wofür die Stelle verantwortlich ist.

gradar erweitert diesen traditionellen Ansatz um Faktoren, die die Anforderungen an Organisationskenntnisse und Kommunikation bewerten und in der Arbeitswelt des 21. Jahrhunderts unumgänglich geworden sind.

Der Prozess zur Wertermittlung einer Position heißt Stellenbewertung. Der Wert bzw. das Level kategorisieren einen Job und erlauben so eine Zuordnung von anderen Attributen in der Stellenarchitektur – zum Beispiel mit den Standard-Titeln.

Erfahren Sie mehr über analytische Stellenbewertung mit gradar.
5

Marktdaten in die Gehaltsfindung einbeziehen

Beim Vergütungs-Benchmarking, das auch als Marktpreisgestaltung bekannt ist, werden die Gehälter der Mitarbeiter eines Unternehmens mit denen ähnlicher Stellen in anderen Unternehmen verglichen.

Wenn man die Anforderungen und das Niveau der Arbeitsplätze mit einer Stellenbewertung ermittelt hat, ist der Transfer in das System eines Benchmark-Funktionskatalogs viel einfacher.

Ziel ist es, zu verstehen, wie die Gehälter einer Organisation im Vergleich zu den Marktdaten aussehen, um die individuellen Gehälter auf einem angemessenen Niveau festzulegen und die Vergütungssysteme weiter zu strukturieren.

Erfahren Sie mehr über das Arbeiten mit Vergütungsvergleichen mit gradar.
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Vergütungsstrukturen einrichten und Gehälter verwalten

Eine Vergütungsstruktur ist ein Instrument der HR-Strategie eines Unternehmens und Teil der Vergütungs- und Benefit-Praktiken. Sie definiert die Bereitschaft und Fähigkeit eines Unternehmens, für bestimmte Stellen (mit gleichem Wert) entsprechende Gehälter zu bezahlen und dient der Entscheidungsfindung für die Gehaltsklassen einzelner Mitarbeiter. Außerdem lassen sich damit Entscheidungen gegenüber unterschiedlichen Stakeholdern objektivieren und begründen.

Erfahren Sie mehr über Gehaltsstrukturen in gradar.
7

Harmonisierung von Stellenbezeichnungen und Rängen zusammen mit Stellenkategorien

Die Definition von Standard-Titeln ist ein wichtiger Schritt in der Entwicklung einer gemeinsamen Sprache zur Beschreibung von Karrierepfaden und Hierarchien in einem Unternehmen. Denn diese Titel dienen als klare Indikatoren für die Stellenart, die Rollen und die Verantwortlichkeiten eines Jobs.

Eine Titelstruktur sollte sowohl marktübliche Titel als auch typische Berufsbezeichnungen wie Buchhalter oder Ingenieur berücksichtigen. Diese neuen Richtlinien dienen häufig dazu, bestehende Titel in eine neue Struktur zu überführen.

Lesen Sie mehr zu Job-Titeln.

Jobkategorien fassen Jobs zu ähnlichen Karrieren zusammen und werden mitunter als Managementlevel bezeichnet.

Einige Beispiele:

  • Leitende Angestellte
  • Mittleres Management
  • Fachexperte
  • Fachkraft
  • Verwaltungsangestellter
  • Gewerbliche Mitarbeiter

In gradar lassen sich einem Jobprofil individuelle Jobkategorien zuweisen. Dabei kann die Kategorie individuell nach Unternehmen definiert werden – etwa, wenn ein spezifischer „Head of“ dem mittleren Management oder den Fachexperten zugeordnet werden soll. Die Jobkategorie wird bei jedem Job angezeigt und ermöglicht so die Verwendung im Reporting.

Erfahren Sie mehr über gradar.
8

Definieren Sie stellenspezifische Kompetenzen

Als Kompetenz werden die beobachtbaren Eigenschaften (Verhaltenskompetenz) und Fähigkeiten / Fertigkeiten (technische Kompetenz) einer Person bezeichnet. Dank dieser Eigenschaften und Fähigkeiten kann eine Person die ihr übertragene Aufgabe erfolgreich bzw. effizient erledigen.

Über Kompetenzmodelle können Unternehmen ihre HR-Maßnahmen auf die übergreifende Strategie abstimmen. So sind sie in der Lage, bessere Recruitment-, Trainings- und Entwicklungsmaßnahmen für ihre Mitarbeiter umzusetzen.

gradar unterstützt diese Optimierung durch die Integration von 53 TMA-Kompetenzen. Wir übersetzen Ergebnisse in eine Grade- und Jobfamilien-spezifische Auswahl von bis zu sieben TMA-Kompetenzen. Über den Kompetenz-Editor können Sie unternehmensspezifische Modelle auf Basis praktisch aller Variablen entwickeln, die im System hinterlegt sind.

Jede Kompetenz wird durch Verhaltensindikatoren ergänzt. Diese Standardindikatoren sind in vier Gruppen unterteilt: allgemein, operativ, taktisch, strategisch.

Mithilfe der Kompetenzen lassen sich spezifische Erfolgsfaktoren und Verhaltensindikatoren definieren, auf die Ihr Unternehmen Wert legt.

Erfahren Sie mehr über das integrierte Kompetenzmodell in gradar.
9

Karrierepfade entwerfen und verwalten

Ein Karrierepfad präzisiert die Voraussetzungen für eine Beförderung (vertikale Bewegung), einen Transfer / eine Versetzung (horizontale Bewegung) und die langfristige Berufsentwicklung. Üblicherweise besteht dieser Pfad aus logischen Stellenabfolgen in fortlaufenden Job Levels. Der Karrierepfad ist auch unter den Begriffen Karriereleiter oder Laufbahnmodell bekannt.

Laufbahnmodelle werden häufig in Personalmanagementsystemen oder auf speziellen Intranetseiten transparent gemacht - hierbei kann gradar Ihr Unternehmen unterstützen.

10

Zuweisung eines Jobstatus

Die Zuweisung eines Jobstatus bzw. einer Beschäftigungsklassifizierung beruht meist auf dem Arbeitsrecht, Tarifverhandlungen oder Tarifverträgen. Am bekanntesten ist die Unterscheidung in außertariflich und tariflich Beschäftigte.

Außertariflich Beschäftigte haben üblicherweise keinen Anspruch auf bezahlte Überstunden, nur Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub etc.) müssen erfasst werden.

Tariflich Beschäftigte haben meist Anspruch auf bezahlte Überstunden und müssen alle Arbeitsstunden zusätzlich zu den Fehlzeiten erfassen. Diese Beschäftigten müssen dann für alle geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden.

Die tatsächlichen Pflichten einer Stelle, wie sie in der Stellenbeschreibung beschrieben werden, sowie das Grading/ Level oder ein bestimmtes Gehalt bzw. eine bestimmte Vergütungsstruktur geben üblicherweise deutlich Aufschluss über die Klassifizierung. In gradar lassen sich individuelle Status-Variablen in zahlreichen Sprachen definieren.

Brasilien

  • Estatutário
  • Não estatutário

Frankreich

  • Non-Cadre
  • Assimilé Cadre
  • Cadre
  • Cadre Dirigeants
  • Cadre Supérieur

Deutschland

  • Tarifliche Mitarbeiter
  • Außertarifliche Mitarbeiter
  • Leitende Angestellte

Italien

  • Operai (Arbeiter)
  • Impiegati (Angestellter)
  • Quadri (Abteilungsleiter)
  • Dirigente (Leitender Angestellter)

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